Отчетная документация по водопользованию обязательна для подачи в тех случаях, когда водопользователи, будь то индивидуальные предприниматели или юридические лица, имеют соответствующие разрешения или являются собственниками водного объекта. Также она необходима при осуществлении забора воды или сброса сточных вод.
В таких случаях пользователи получают разрешения, в которых указаны требования к процессу эксплуатации водных ресурсов. Эти данные являются основой для заполнения отчета.